Assumindo o setor de Faturamento Hospitalar em Clínicas Médicas.
A transparência e a atualização contínua nos contratos e tabelas de valores também exigem esforço administrativo considerável. Em resumo, o sucesso no faturamento passa por garantir alinhamento com operadoras, capacitação constante da equipe e uso eficaz do sistema de gestão.
Principais Desafios na Recepção e Autorização
A Recepção, por ser o primeiro contato do paciente com a clínica, desempenha um papel muito importante na coleta de dados e na autorização dos procedimentos. No entanto, desafios como divergências de informações com operadoras, demora na liberação de autorizações e ausência de atualizações em contratos dificultam o andamento dos processos. Muitas vezes, a falta de parametrização correta no sistema impede que a Recepção tenha acesso a informações atualizadas, resultando erros ou negativas.
A Recepção e Autorização, portanto, exigem um treinamento focado nas exigências de cada operadora para minimizar glosas e agilizar os processos de autorização. Esse alinhamento é essencial para evitar perda de receitas e para garantir que o atendimento ao paciente ocorra sem contratempos administrativos.
Serviços Prestados pela Clínica
A clínica oferece uma ampla gama de serviços, desde procedimentos ambulatoriais simples, como curativos e tratamento de fraturas, até tratamentos complexos que exigem autorização prévia. Serviços como infiltrações, viscossuplementação e imobilizações também fazem parte do portfólio e demandam cuidado redobrado no faturamento e na autorização, dada a especificidade desses procedimentos. Além disso, a clínica se especializa em proporcionar atendimento de qualidade, promovendo a recuperação eficiente dos pacientes e garantindo a segurança em cada etapa dos tratamentos.
Contratos com as Operadoras de Saúde
Os contratos com as operadoras de saúde devem estar sempre atualizados para evitar glosas e garantir o faturamento adequado. Um desafio é a verificação do acesso da Recepção, Faturamento e Agendamento às informações contratuais. Todos os reajustes anuais devem ser solicitados e conferidos, assegurando que a clínica receba conforme as atualizações contratuais. Isso exige uma gestão cuidadosa e atenta para que todos os processos sigam as diretrizes pactuadas com cada operadora, reduzindo inconsistências no faturamento.
Sistema da Clínica
O sistema de gestão utilizado pela clínica é o pilar que conecta Recepção e Faturamento, por isso é essencial que ambos os setores utilizem a mesma plataforma e que essa plataforma esteja parametrizada conforme as especificações de cada contrato. Isso evita erros de cobrança e assegura que os processos sigam as diretrizes estabelecidas. Em caso de divergências, a revisão e atualização do sistema são essenciais para garantir um fluxo de trabalho mais eficaz e alinhado com as operadoras.
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Imobilizações e Procedimentos Específicos
Quando se trata de imobilizações, é importante que a cobrança seja feita conforme os contratos — se é em conta aberta, cobrando materiais e taxas separadamente, ou em formato de pacote. Procedimentos como infiltrações e viscossuplementações também exigem que o faturamento verifique se os processos de autorização e pagamento ocorrem corretamente. O mesmo se aplica aos procedimentos ambulatoriais, como curativos e tratamento de fraturas, que devem ser minuciosamente gerenciados para garantir um pagamento adequado.
Desafios Relacionados ao Convênio com Maior Volume de Faturamento
Identificar o convênio com maior volume de faturamento e monitorar suas taxas de glosas é fundamental. As glosas mais comuns devem ser documentadas e revisadas para minimizar recorrências. Além disso, assegurar que os recursos sejam bem fundamentados e pagos pela operadora é essencial para manter a saúde financeira da clínica. Em muitos casos, a falta de clareza nas regras ou de alinhamento com a operadora dificulta o trabalho da Recepção e do Faturamento, tornando o mapeamento de dificuldades uma etapa importante para identificar oportunidades de melhoria.
1º Etapa: Mapeamento e Análise
A primeira fase no processo de otimização de Faturamento Hospitalar envolve um mapeamento detalhado de todas as operações relacionadas ao faturamento e à recepção, buscando entender e documentar a linha de trabalho da clínica. Esta etapa abrange três principais atividades:
Levantamento das Informações Administrativas e Contratuais com Operadoras de Saúde: Nesta etapa inicial, é essencial realizar uma coleta abrangente de todos os contratos firmados com operadoras de saúde, garantindo que todos os setores envolvidos (Recepção, Faturamento, Agendamento) tenham acesso e compreensão dos documentos. Com isso, é possível alinhar expectativas e assegurar que todos estejam cientes das normas e condições de cada contrato, desde valores até regras específicas de cobertura e prazos.
Mapeamento da Linha de Trabalho Interna (Recepção - Faturamento e Procedimentos): Com os contratos em mãos, o próximo passo é entender a sequência de processos internos — desde a chegada do paciente até o fechamento do faturamento. Isso inclui detalhar o fluxo de informações entre a Recepção e o Faturamento, além de mapear cada procedimento realizado. O objetivo é ter uma visão clara das atividades, permitindo identificar onde os dados podem se perder ou onde falhas podem ocorrer devido a uma gestão fragmentada.
Identificação das Glosas e Análise dos Gargalos: Uma análise das glosas ocorridas, junto com um levantamento dos gargalos, é importante para identificar as causas recorrentes de perda financeira. Essa etapa busca entender os motivos das glosas mais frequentes (por exemplo, falta de autorização, divergência de valores) e suas origens no fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível definir onde estão as falhas e, posteriormente, implementar mudanças eficazes para reduzi-las.
2º Etapa: Aplicação das Informações Coletadas
Após o mapeamento, a etapa seguinte é aplicar as informações coletadas para reestruturar processos e alinhar práticas com as diretrizes contratuais:
Reorganização dos Processos de Agendamento, Recepção, Autorização e Faturamento: Com base nas análises feitas, é hora de implementar mudanças nas práticas e rotinas da clínica, ajustando os processos para que sejam mais eficientes e menos suscetíveis a erros. Por exemplo, a recepção pode ser orientada a verificar informações contratuais específicas durante o agendamento, enquanto o faturamento ajusta seu fluxo para evitar cobranças indevidas e garantir que todos os itens cobrados sejam autorizados previamente, reduzindo as glosas.
Adequação do Faturamento às Regras Contratuais das Operadoras de Saúde: A aplicação prática das informações contratuais significa que o faturamento da clínica deve seguir de maneira rigorosa as diretrizes de cada operadora. Isso envolve parametrizar o sistema para garantir que os códigos, valores e procedimentos estejam alinhados aos contratos, minimizando problemas de comunicação e erro de cobrança. É um trabalho de adequação e revisão contínua, que requer atenção aos detalhes para que todas as regras e tabelas específicas sejam respeitadas.
3º Etapa: Acompanhamento dos Resultados e Ajustes
A última fase é o monitoramento dos resultados obtidos após a implementação das mudanças e a realização de ajustes sempre que necessário:
Monitoramento Contínuo das Atividades da Recepção e Faturamento: O acompanhamento das atividades da Recepção e do Faturamento é fundamental para identificar se as mudanças implementadas estão gerando o efeito desejado. Isso envolve a verificação rotineira de processos, análise de indicadores de desempenho (como o número de glosas por mês) e a resolução de eventuais problemas operacionais.
Relatórios e Análises para Tomada de Decisão: A cada ciclo de acompanhamento, é importante emitir relatórios detalhados sobre o desempenho das equipes e sobre as ocorrências de glosas. Esses documentos devem conter dados quantitativos e qualitativos sobre o andamento das mudanças e das metas alcançadas, permitindo que a gestão faça ajustes necessários e promova uma melhoria contínua nos processos da clínica.
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