Faturamento Hospitalar e os protocolos.
Mesmo com todos os avanços tecnológicos no Faturamento, o setor ainda acumula muito papel. Contudo, tem papel importante indo para o lixo.
No protocolo, podemos encontrar a data do envio, o número do lote, a quantidade de contas enviadas, o valor enviado, nome do prestador; em alguns casos, até a numeração de cada guia enviada.
O que são protocolos?
Toda vez que enviamos o arquivo xml para a operadora ou realizamos revisão da glosas ocorridas, recebemos, como resposta do site de conectividade da operadora de saúde um protocolo de envio com todas as informações do lote enviado.
Para que serve os protocolos?
Esses protocolos são a prova que enviamos o arquivo xml referente ao faturamento para a operadora de saúde.
É como um recibo, igual quando você vai no banco pagar uma conta: após o pagamento você recebe a comprovação que você pagou a conta.
Assim são os protocolos, são a comprovação que envio foi realizado.
Fluxo.
Você envia o xml para o site de conectividade da operadora, reúne o protocolo às guias referentes a ele, e realiza a entrega na operadora.
Pessoalmente - na entrega pessoalmente, o funcionário da operadora carimba o protocolo com a data do recebimento.
Por correios ou empresa de logística - no envio por correios ou uma empresa de logística contratada, é necessário enviar por carta registrada ou sedex e, é pelo número do registo da carta que você vai acompanhar se o seu faturamento foi entregue à operadora.
Envio eletrônico - nesses casos basta apenas o envio no xml para o site de conectividade que a operadora já recebe o faturamento. (verifique com a operadora)
A importância do protocolo.
Quando a operadora de saúde efetuar o pagamento do lote enviado, você vai utilizar o protocolo de envio para checar se as contas enviadas foram pagas, se o valor enviado foi pago na sua integralidade ou se há diferença no pagamento.
Se o pagamento for integral e não houve glosas, você pode dar baixa no procolo e classifica-lo como pago.
Se ocorreram glosas, você deverá identificar se as glosas cabem recurso. Se não, você pode dar baixa no procolo e classifica-lo como pago; se sim, você deverá entrar com o recurso de glosas na operadora.
Assim que a operadora responder o recurso de glosas e ocorrendo o pagamento, você pode dar baixa no procolo e classifica-lo como pago.
Se as glosas persistirem e forem indevidas, você deverá insistir em reanálises até que a operadora pague a glosa indevida.
Arquivando os protocolos.
Os protocolos de envio de faturamento, só podem ser arquivados quando o pagamento foi completamente realizado ou quando se esgotaram todos os recursos.
A grande questão é: por quanto tempo devo arquivar os protocolos de faturamento?
A orientação das operadoras de saúde, para envio de faturamento eletrônico, é guardar as guias e protocolos, referentes ao envio eletrônico, por 5 anos e, esse período de tempo deve ser seguido também para os protocolos das contas enviadas fisicamente para operadora de saúde.
É um grande volume de papel? sim. Mas, são documentos importantes que a operadora de saúde pode solicitar a qualquer momento para revisão e auditoria.
Como arquivar?
Guarde os protocolos e/ou guias referentes ao envio eletrônico em caixas box em local seco e arejado, livre de agentes que possam deteriorar as informações contidas ali.
Você pode também, dependendo do porte da sua instituição, contratar uma empresa de logística de arquivamento de documentos e passar a gestão do arquivos para eles.
Como descartar esses arquivos?
Como já dissemos anteriormente, são informações importantes contidas nas guias e protocolos arquivados. Portanto, para descarta-los precisamos tomar alguns cuidados.
Passado o tempo de arquivamento obrigatório, devemos picotar esses papeis antes de realizar o descarte.
Isso importante porque, no caso das guias, temos informações sobre pacientes e os procedimentos realizados, além de dados da empresa e dos profissionais envolvidos nos atendimentos.
Lembrando que prontuários de pacientes NÃO ESTÃO INCLUÍDOS nas orientações deste texto.
Espero que eu tenha te ajudado.
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