Do caos à terceirização.
Deveria ser uma consultoria simples. Uma clínica de pequeno porte no Rio de Janeiro. Dois consultórios, recepção, sala de radiologia, sala de gesso e pequenos curativos, fisioterapia... a clínica não tinha sistema, era tudo manual. Aberta de oito da manhã às oito da noite, a clínica tinha a disposição dois funcionários na recepção. Funcionava no regime ambulatorial com hora marcada.
Os funcionários da recepção não confirmavam a elegibilidade da carteira do paciente no site das operadoras de saúde. Um funcionário trabalhava de oito da manhã as quatro da tarde e o outro de meio dia as oito da noite. Um desses funcionários trabalhava sábado de oito da manhã ao meio dia, pois durante a semana ele trabalhava uma hora a menos.
Em curativos e pequenos procedimentos realizados não era cobrado os materiais e medicamentos. As poucas cobranças de materiais e medicamentos que ocorria eram glosadas.
Muitas guias de fisioterapia iam com atraso, pois ficavam na pasta de pacientes em tratamento e simplesmente perdiam a validade, pois, não havia uma verificação periódica e uniforme dos pacientes que terminavam o tratamento.
Apesar de haver apenas dois consultórios, apenas um era usado. O outro ficava vazio todos os dias. Na minha visão: um caos administrativo.
A primeiras providências foram: a instalação de um sistema de gestão de atendimentos, o treinamento dos funcionários da recepção e a padronização da forma de atendimento. Implantamos também o autorizador eletrônico de todos os convênios que disponibilizavam esse serviço.
A clínica tinha uma guia interna de pedido de exame e procedimentos simples que o médico preenchia com o que iria ser realizados no paciente. Na parte de traz da guia, continha o espaço para a anotação de materiais e medicamentos utilizados, essa anotação não ocorria, e, após o atendimento essa guia era jogada no lixo.
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Padronizamos então a rotina do serviço de auxiliar médico, onde todos os materiais e medicamentos utilizados deviam ser rigorosamente detalhados nesta guia interna e a mesma devia ser anexada nas guias de SP/SADT do paciente antes de seguir para o faturamento.
As guias de fisioterapia passaram a ficar sob a guarda do fisioterapeuta que, assim que o paciente assinava a decima sessão, liberava a guia para o faturamento. Os pacientes que faltavam três vezes consecutivas sem justificativa, era considerado como abandono de tratamento e a guia também era liberada para o faturamento.
Por fim, o consultório que ficava vazio todos os dias passou a ter uma utilidade três vezes por semana, gerando assim mais receita para o estabelecimento de saúde.
As mudanças realizadas foram de extrema valia. Ao final de três meses do início da consultoria os números eram animadores. Um aumento de trinta a quarenta por cento a mais de receita. Uma simples consultoria que se tornou um contrato de terceirização.
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