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Linha de Produção do Faturamento Hospitalar.

Linha de Produção do Faturamento Hospitalar.
O circuito da conta médica em uma instituição de saúde pode ser comparado a uma linha de produção, onde cada etapa é interligada e focada na eficiência e na padronização. Assim como em uma linha de montagem de automóveis, o processo de Faturamento Hospitalar é altamente estruturado, com fluxos bem definidos, visando minimizar erros e garantir que a conta chegue ao pagamento final sem interrupções. Vamos analisar esse processo em detalhe, destacando como cada setor contribui para essa "linha de produção" de contas médicas.

1. Definir as Estratégias de Trabalho

A padronização é fundamental para a eficiência. Para o setor de faturamento hospitalar, isso significa definir estratégias claras para cada etapa do processo, desde a entrada das informações até o envio da conta à operadora de saúde.

Objetivo: A estratégia deve estar focada em garantir que todas as contas sejam processadas corretamente, minimizando a necessidade de retrabalho e evitando erros que possam resultar em glosas.

Ação: O primeiro passo é mapear o fluxo do faturamento, identificando todas as etapas envolvidas na criação da conta médica, desde a coleta de dados do paciente até o envio para a operadora.

2. Diagnosticar as Situações do Setor

Antes de estabelecer um método eficiente de trabalho, é essencial diagnosticar o cenário atual. A identificação de gargalos e problemas sistêmicos é o primeiro passo para otimizar o processo.

Objetivo: Diagnosticar as falhas no fluxo de trabalho do faturamento hospitalar, como atrasos no envio de informações, erros no processamento de contas ou falhas na comunicação entre setores.

Ação: Realizar uma auditoria interna do fluxo de contas médicas para identificar onde os problemas estão ocorrendo. Isso inclui observar a eficiência dos sistemas utilizados, treinamento de pessoal e nível de integração entre os setores assistenciais e administrativos.

3. Identificar Não Conformidades

Assim como em uma linha de produção, é necessário garantir que cada parte do processo de faturamento esteja funcionando conforme os padrões estabelecidos. As não conformidades são falhas que podem prejudicar o pagamento da conta médica, como dados incompletos, autorização inadequada de procedimentos e falta de documentação adequada na confecção da conta médica.

Objetivo: Identificar qualquer divergência nos procedimentos, registros e informações que podem gerar glosas ou atrasos no pagamento.

Ação: Implantar um sistema Pré Faturamento e Auditoria Interna que revise as contas antes e em fase de produção, buscando dados incompletos, autorizações ausentes ou inconsistentes, e divergências em relação ao que foi solicitado e executado.

4. Planejar a Aplicação dos Recursos

A eficiência só é alcançada quando os recursos são aplicados corretamente. No setor de Faturamento Hospitalar, isso significa garantir que a equipe, os sistemas de informação e os recursos financeiros estejam alocados de maneira estratégica.

Objetivo: Maximizar a utilização dos recursos disponíveis, garantindo que a equipe de faturamento tenha treinamento adequado, acesso a sistemas eficientes e tempo suficiente para processar e revisar as contas com precisão.

Ação: Planejar a distribuição de tarefas de acordo com as competências e o volume de trabalho, além de definir cronogramas claros para cada etapa do processamento da conta médica.

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5. Dialogar com Outras Gerências

Assim como cada parte da linha de produção depende da interação entre setores, o setor de Faturamento Hospitalar também deve estar em constante comunicação com outros setores.

Objetivo: Garantir que haja uma integração eficiente entre o setor de faturamento, a equipe assistêncial, o setor de recepção e os responsáveis pela liberação de autorizações.

Ação: Estabelecer reuniões regulares entre os diferentes departamentos e utilizar sistemas integrados de informação, onde as equipes possam compartilhar dados sobre o atendimento ao paciente e os procedimentos realizados em tempo real.

Fase 1: Entrada e Revisão das Informações

Assim como uma peça inicial é fundamental para o funcionamento da linha de montagem, a entrada de informações corretas no sistema de faturamento é muito importante para o sucesso do processo.

Autorização: Nesta etapa, o hospital deve garantir que todos os procedimentos realizados estejam devidamente autorizados pela operadora de saúde. Isso pode incluir exames, cirurgias, internações, entre outros serviços.

Verificação de dados clínicos e administrativos: As informações coletadas (procedimentos realizados, medicamentos administrados, tempo de internação, etc.) são revisadas para garantir que estejam corretas e completas.

Fase 2: Processamento e Revisão

Uma vez que as informações iniciais são coletadas, elas passam pelo processamento, onde as contas médicas são geradas.

Confecção das Contas Médicas: Durante essa etapa, todos os dados do atendimento são convertidos em uma conta detalhada, que inclui códigos de procedimentos, medicamentos e outros serviços prestados.

Revisão das contas: Antes de serem enviadas para a operadora, as contas são revisadas internamente para garantir que não haja erros, como falta de dados ou procedimentos não cobertos.

Fase 3: Envio das Informações

Assim como na linha de produção, após o produto estar completo, ele é enviado ao cliente. No caso das contas médicas, após o processamento e revisão, as contas são enviadas para as Operadoras de Saúde.

Envio das Contas Médicas: As contas são enviadas à operadora de saúde dentro dos prazos estipulados. Esse envio precisa cumprir as regras pré estabelecidas pelo Padrão TISS vigente e utilizado pela Operadora de Saúde para que possamos cumprir o envio eletrônico, digitalização das contas para upload no portal da operadora e envio físico da documentação.

Fase 4: Contenção de Perdas

É importante monitorar a qualidade final do produto para evitar perdas ou retrabalho. No caso das contas médicas, isso se traduz em Recurso de Glosas e revisão constante do processo.

Verificação de Pagamento e Conciliação: Após o envio da conta, o hospital monitora se o pagamento foi realizado corretamente. Caso haja alguma glosa, inicia-se o processo de revisão e recurso de glosas.

Recurso de Glosas: Em caso de glosas (recusa de pagamento total ou parcial), a equipe de faturamento deve entrar com recursos para garantir o pagamento correto.

Emissão de Notas Fiscais: A emissão pode acontecer no envio do faturamento, em data estipulada em contrato ou após o pagamento pela Operadora de Saúde.

A gestão de contas médicas em um hospital segue um fluxo bem estruturado, onde cada etapa depende da anterior e da eficiência da comunicação entre os setores. A padronização dos processos, o uso de sistemas integrados, e a gestão eficiente de recursos são fundamentais para garantir que as contas cheguem ao pagamento sem erros ou glosas excessivas, minimizando perdas e maximizando a eficiência.

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