Organizando o Faturamento

Há alguns anos, eu trabalhava em uma empresa de consultoria, terceirização e gestão de faturamento hospitalar. E fomos contatados por uma rede clinicas e laboratórios especializados em cardiologia que pediram uma proposta para gestão de faturamento. Enviada a proposta, o médico responsável a aceitou e marcou uma reunião na sede, localizada na zona sul do Rio de Janeiro.

Chegamos no horário marcado, cerda de dez horas da manhã, e tivemos uma conversa muito proveitosa com o gerente administrativo da instituição. O trabalho era muito simples: gerir todo o circuito de faturamento e conciliação de pagamento das cinco unidades da rede. 


Na hora de conhecer os funcionários do faturamento, uma surpresa: todos tinham saído às nove horas da manhã! Para meu espanto, quando perguntamos o porquê ele respondeu que as duas funcionárias haviam passado a noite fechando o Faturamento. Se isso era um costume? Ele disse que sim, no começo do mês. Mas, que ele tinha a senha de tudo e nos mostraria tudo.

O primeiro ponto que observamos, era que no sistema haviam vários lotes sem a conciliação de pagamento. Várias notas fiscais que deveriam ter sido emitidas e obviamente, aqueles valores não haviam sido recebidos. Elas se preocupavam muito com o faturamento enviado, mas, não se atentavam para o mais importante: o faturamento recebido. 

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O índice de glosa não era muito alto, dado que, o sistema era muito bem alimentado com as informações necessárias ao faturamento. Porém, haviam guias não enviadas e com data expirada. Setenta por cento do faturamento da rede eram convênios. Era esse dinheiro que pagava: luz, água, aluguel e a maior parte do salário dos funcionários.

O responsável pela clínica nos perguntou se seria o caso de contratar mais uma funcionária. A resposta foi categoricamente um não. Ordem é quesito fundamental no Faturamento. O setor só precisava de organização. E, ter definido claramente as obrigações de cada um. (Clique e Leia: A importância de um bom Fluxo no Faturamento Hospitalar).

O faturamento não “conversava” com o setor financeiro. Por isso vários pagamentos ficam em aberto. O Faturamento não treinava a recepção e a própria clinica não enviava seus funcionários para treinamentos periodicamente.

As funcionárias, é claro, não foram demitidas. Foram treinadas, assim como todos os funcionários da rede. O nosso trabalho era conscientizar e trazer vida a um setor que estava praticamente morto. Elas precisavam entender que, quando trabalhamos com um dinheiro que não é nosso a atenção é redobrada pois, certamente, iremos prestar contas deste dinheiro.
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Comentários

  1. já passei por situação parecida. trabalho com faturamento e auditoria há mais de 20 anos e já passei cada situação que até policia eu tive que chamar.

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